Privacy Policy
- কাস্টমারের মেসেজ, নাম, ঠিকানা, অর্ডার — সব আপনার কম্পিউটারেই থাকে। আমরা (ডেভেলপার) কাস্টমারের কোনো মেসেজ পাই না, বিক্রিও করি না।
- AI মোড চালু করলে চলতি চ্যাটের লেখা আপনার বেছে নেওয়া AI সার্ভিসে (Google Gemini / OpenAI / DeepSeek) আপনার নিজের API key দিয়ে যায় — আগে একটা সম্মতির পর্দা দেখানো হয়। AI ছাড়া শুধু কিওয়ার্ড মোডেও চলে।
- আমাদের সার্ভারে (Google Firebase) থাকে শুধু লাইসেন্স, ট্রায়াল ও পেমেন্টের তথ্য (আপনার WhatsApp নম্বর, নাম, দোকানের নাম, পেমেন্টের প্রেরক নম্বর/TrxID) আর একটা ছোট ব্যবহার-হিসাব (প্রতিদিন কতগুলো মেসেজ এসেছে/বট উত্তর দিয়েছে — শুধু সংখ্যা, কোনো লেখা না)।
- এক্সটেনশন কখনো এমন কাউকে মেসেজ পাঠায় না যাকে আপনি নিজে বাছেননি; "কাস্টমার আপডেট" শুধু আপনার দেওয়া লিস্টে, সম্মতির টিক দিয়ে, দৈনিক সীমার মধ্যে।
- WhatsApp Web অটোমেট করা WhatsApp-এর অফিসিয়ালি অনুমোদিত নয়; আমরা WhatsApp/Meta-র সাথে যুক্ত নই।
1. Who does what
Smart Reply Flow is a browser extension a seller installs to answer customer messages on WhatsApp Web using the seller's own reply templates, product list and business information. The seller who installs it decides what it does and is the data controller for their customers' messages. We build the software and run a small licence server; we do not receive, read, store or sell customers' messages or contacts.
এক্সটেনশনটা যিনি ইনস্টল করেন (দোকানের মালিক) তিনিই ঠিক করেন এটা কী করবে; তাঁর কাস্টমারদের তথ্যের দায়িত্বও তাঁর। আমরা সফটওয়্যার বানাই আর একটা ছোট লাইসেন্স সার্ভার চালাই — কাস্টমারের মেসেজ বা কন্টাক্ট আমরা পাই না, রাখি না, বিক্রি করি না।
2. What the extension reads on WhatsApp Web, and where it stays
To do its job the extension reads, inside your browser tab of web.whatsapp.com: the chat list and unread previews, the messages of the chat it opens, contact display names, and your own WhatsApp number (for licence binding). What it keeps is stored only on your computer, in the browser's extension storage (chrome.storage and IndexedDB):
- your reply templates (with any pictures you attach), keyword rules, business profile and knowledge entries, product list;
- contact lists you upload or export (names and phone numbers), the labels you put on chats, and a per-number "last sent" record used to space out messages;
- per-chat conversation state, order slips a customer dictated (name, address, phone, items), a log of the bot's decisions, daily counters;
- settings, your API keys for services you connect, and local backup files you choose to export.
None of this is transmitted to us. Removing the extension, or using the in-app clear / backup tools, deletes it.
WhatsApp Web-এর ট্যাবে এক্সটেনশন পড়ে: চ্যাট লিস্ট ও আনরিড প্রিভিউ, যে চ্যাট খোলে তার মেসেজ, নাম, আর লাইসেন্সের জন্য আপনার নিজের নম্বর। যা রাখে — টেমপ্লেট ও ছবি, কিওয়ার্ড রুল, ব্যবসার তথ্য, পণ্যের তালিকা, আপলোড/এক্সপোর্ট করা কন্টাক্ট লিস্ট, লেবেল, অর্ডার স্লিপ, চ্যাটের অবস্থা, দৈনিক হিসাব, সেটিংস ও API key — সব এই কম্পিউটারেই (ব্রাউজারের এক্সটেনশন স্টোরেজে)। আমাদের কাছে কিছুই যায় না। এক্সটেনশন মুছলে বা অ্যাপের "ক্লিয়ার" চালালে সব মুছে যায়।
3. What reaches our server (licence, trial, payment)
We run a licence database on Google Firebase (Cloud Firestore, region asia-south1). The extension writes to it only for the purposes below, over HTTPS. Each record can be read back only by its own id (your licence key or WhatsApp number); nothing is listable by the public.
| When | What is stored | Why |
|---|---|---|
| You start the free trial | your WhatsApp number, the name and business name you typed, start date | one 3-day trial per WhatsApp number |
| You activate a licence | the licence key, the WhatsApp number it is bound to, activation date | one licence works with one number |
| You submit a manual payment | your WhatsApp number, name, business name, the plan and amount, the wallet number you paid from and/or the transaction id, time, status | to match your payment (automatically against the notification our own wallet receives, or by hand) and issue the licence |
| Usage heartbeat (about every 30 minutes while WhatsApp Web is open, every 6 hours otherwise) | your WhatsApp number, licence key, extension version, whether WhatsApp Web was open and the auto-reply switch was on, last-seen times, and for the last 14 days the daily counts of messages seen, answered by the bot, handed to you, marked as leads, and failed sends | to see whether a trial or licence is actually in use, so we can offer help and fix problems — numbers only, never message text or customer identities |
| Cloud backup (on by default; about 30 seconds after you change something, and every 30 minutes for counters) — Settings → Backup → Cloud backup switches it off | a copy of your setup, keyed by your WhatsApp number: templates and their pictures, keyword rules, business details and the bot's texts, knowledge entries, product catalog, contact lists you built, the labels you or the bot put on chats (chat name, label, time, and the phone number where known), schedules, order slips, your switches and label names, the "already messaged" list, your language. Never: API keys, WooCommerce keys, the licence, customer messages, chat memory, logs | so removing the extension, changing computer or Chrome profile does not lose your setup — open WhatsApp Web with the same number and it comes back. Only the extension running under that number (with its licence key, when licensed) can read or replace the copy; each computer gets its own token; the copy is compressed and stored in Firestore (asia-south1), never listable |
The extension also reads one public settings record from that database (plan prices, our payment numbers, support links) so we can change them without an update.
আমাদের সার্ভার (Google Firebase, Firestore) পায় শুধু: ট্রায়াল — আপনার WhatsApp নম্বর, নাম, দোকানের নাম, শুরুর তারিখ; লাইসেন্স — key, যে নম্বরে বাঁধা, অ্যাক্টিভেশনের তারিখ; পেমেন্ট রিকোয়েস্ট — নম্বর, নাম, দোকান, প্ল্যান ও টাকা, যে ওয়ালেট থেকে পাঠিয়েছেন/TrxID, সময়, অবস্থা (আমাদের নিজের ওয়ালেটে আসা নোটিফিকেশনের সাথে মিলিয়ে নিজে-নিজে বা হাতে যাচাই হয়); আর ব্যবহার-হিসাব — WhatsApp Web খোলা থাকলে ৩০ মিনিট পরপর, নইলে ৬ ঘণ্টা পরপর: নম্বর, লাইসেন্স key, ভার্সন, WhatsApp খোলা ছিল কি না, অটো-রিপ্লাই চালু কি না, শেষ কবে দেখা গেছে, আর গত ১৪ দিনের দৈনিক সংখ্যা (কত মেসেজ এসেছে, বট কতটা উত্তর দিয়েছে, কতটা আপনার কাছে গেছে, কত লিড, কত ব্যর্থ)। কোনো মেসেজের লেখা বা কাস্টমারের পরিচয় কখনো যায় না। এক্সটেনশন একটা পাবলিক সেটিংস ডকুমেন্টও পড়ে (দাম, আমাদের পেমেন্ট নম্বর, সাপোর্ট লিংক)। ক্লাউড ব্যাকআপ (ডিফল্ট চালু; সেটিংস → ব্যাকআপ → ক্লাউড ব্যাকআপ থেকে বন্ধ করা যায়): আপনার সেটআপের একটা কপি আপনার WhatsApp নম্বরের নামে থাকে — টেমপ্লেট ও ছবি, কিওয়ার্ড নিয়ম, ব্যবসার তথ্য ও বটের লেখা, জ্ঞানভান্ডার, পণ্যের তালিকা, আপনার বানানো কন্টাক্ট লিস্ট, চ্যাটে বসানো লেবেল (চ্যাটের নাম, লেবেল, সময়, নম্বর জানা থাকলে নম্বর), শিডিউল, অর্ডার স্লিপ, সুইচ, ভাষা। API key, Woo key, লাইসেন্স, কাস্টমারের মেসেজ, চ্যাট-মেমরি, লগ কখনো যায় না। এক্সটেনশন মুছে আবার বসালে একই নম্বরে WhatsApp Web খুললেই সব ফিরে আসে; কপিটা শুধু ওই নম্বরে চলা এক্সটেনশনই (লাইসেন্স থাকলে key সহ) পড়তে বা বদলাতে পারে, প্রতিটা কম্পিউটারের আলাদা টোকেন।
4. AI providers — optional, with your own key, after your consent
The extension works without any AI (keyword-and-template mode). If you turn on an AI mode, you first see an in-app consent screen that says exactly what is sent, and you must agree to it. After that, when a customer writes, the extension sends to the AI provider you selected, using your own API key:
- the customer's latest message and up to the last eight messages of that same chat (trimmed), so the answer fits the conversation;
- the parts of your business information that match the question — templates, knowledge entries, matching product records, the fields of an order the customer is dictating;
- when you use "import my website" or "capture the open page", the text of your own web pages, so it can be turned into knowledge entries; when the product list is imported, product names, so Bangla/English aliases can be generated; when template customisation is on, the template text.
Supported providers: Google Gemini API (generativelanguage.googleapis.com), OpenAI API (api.openai.com) and DeepSeek API (api.deepseek.com). Each processes the data under its own terms and privacy policy, and bills you directly. Your key is stored only on your computer, is never included in backups, and is never sent to us. You can switch AI off at any time; the consent can be withdrawn by switching to keyword mode and removing the key.
AI ছাড়াই চলে (কিওয়ার্ড + টেমপ্লেট মোড)। AI মোড চালু করতে গেলে আগে একটা সম্মতির পর্দা আসে — কী কী যাবে সেটা লেখা থাকে, টিক দিলে তবেই চালু হয়। তারপর কাস্টমার লিখলে আপনার বেছে নেওয়া প্রোভাইডারে (Google Gemini / OpenAI / DeepSeek) আপনার নিজের API key দিয়ে যায়: কাস্টমারের এই মেসেজ, ওই চ্যাটের শেষ কয়েকটা (সর্বোচ্চ ৮টা, ছোট করে) কথা, আর প্রশ্নের সাথে মেলে এমন আপনার ব্যবসার তথ্য (টেমপ্লেট, জ্ঞানভান্ডার, পণ্য, অর্ডারের ঘর)। "ওয়েবসাইট থেকে আনুন" চালালে আপনার নিজের পেজের লেখা, পণ্য আনলে পণ্যের নাম (বাংলা নাম বানাতে) যায়। প্রোভাইডার তাদের নিয়মে চালায়, বিলও তারাই করে। আপনার key শুধু আপনার কম্পিউটারে থাকে — ব্যাকআপেও যায় না, আমাদের কাছেও না। যেকোনো সময় AI বন্ধ করা যায়।
5. Your own website, WooCommerce or Shopify store
The extension never has access to other websites by default. When you type your own store or website address and click Import or Save, Chrome asks you for permission for that one site only. With it, the extension reads the site's public product feed and pages. If you connect a WooCommerce store with API keys, those keys are stored only on your computer and are sent only to your store over HTTPS — to read products and, if you enable it, to create orders from slips you approved or look an order up for a customer. Nothing from your store is sent to us.
অন্য কোনো ওয়েবসাইটে এক্সটেনশনের ঢোকার অনুমতি থাকে না। আপনি নিজের সাইট/স্টোরের ঠিকানা লিখে "আনুন" বা "সেভ" চাপলে Chrome শুধু ওই একটা সাইটের অনুমতি চায়; তারপর পাবলিক পণ্য-ফিড আর পেজ পড়ে। WooCommerce API key দিলে সেটা আপনার কম্পিউটারেই থাকে, শুধু আপনার স্টোরে https-এ যায় — পণ্য পড়তে আর (চালু করলে) অনুমোদিত অর্ডার স্লিপ থেকে অর্ডার বানাতে বা অর্ডার খুঁজতে। স্টোরের কিছু আমাদের কাছে আসে না।
6. Contact export ("Contacts from your chats")
The Audience page has a button that reads the contact list WhatsApp Web already keeps in your browser (names and phone numbers of people you have chatted with) and saves it as a CSV file on your computer, so you can build a follow-up list from it. The file is created locally and nothing is uploaded to us or anyone else. You are responsible for using that list lawfully — send updates only to people who have agreed to hear from your shop.
The "Labelled customers" list on the auto-reply page can likewise be saved as an Excel file (names, numbers, labels, reasons, dates and the message that earned the label). It is built and saved on your computer in the same way; nothing is uploaded.
অডিয়েন্স পেজের "চ্যাটের কন্টাক্ট নিন" বাটন WhatsApp Web আপনার ব্রাউজারে যে কন্টাক্ট লিস্ট রাখে (যাদের সাথে কথা হয়েছে — নাম ও নম্বর) সেটা একটা CSV ফাইলে আপনার কম্পিউটারে নামিয়ে দেয়। ফাইলটা এখানেই তৈরি হয়, কোথাও আপলোড হয় না। লিস্টটা আইন মেনে ব্যবহারের দায়িত্ব আপনার — যারা আপনার দোকানের খবর পেতে রাজি, শুধু তাদের পাঠান।
অটো-রিপ্লাই পাতার "লেবেল করা কাস্টমার" তালিকাটাও একইভাবে Excel ফাইলে নামানো যায় (নাম, নম্বর, লেবেল, কারণ, তারিখ আর যে মেসেজে লেবেল বসেছে)। ফাইলটা আপনার কম্পিউটারেই তৈরি হয়, কোথাও আপলোড হয় না।
7. Messages the extension sends
- Replies go only to people who wrote to your shop, using templates you wrote (or an AI answer under the rules you set); questions it cannot handle are handed to you with a notification.
- Customer updates go only to a list you uploaded or a label you assigned, after you tick that these people are your customers and agreed to hear from you; there are daily and hourly caps, a 7-day per-number cooldown, and messages with links are refused.
- The extension never messages a number you did not choose, never messages on our behalf, and sends everything through the WhatsApp Web interface in your own browser.
রিপ্লাই যায় শুধু তাদের কাছে যারা আপনাকে লিখেছে — আপনার লেখা টেমপ্লেট বা আপনার ঠিক করা নিয়মে AI উত্তর; না পারলে আপনাকে জানিয়ে চ্যাটটা আপনার হাতে দেয়। কাস্টমার আপডেট যায় শুধু আপনার দেওয়া লিস্টে বা আপনার বসানো লেবেলে — "এরা আমার কাস্টমার, রাজি" টিক দেওয়ার পর; দৈনিক/ঘণ্টার সীমা, নম্বরপ্রতি ৭ দিনের বিরতি আছে, লিংকওয়ালা মেসেজ যায় না। যাকে আপনি বাছেননি তাকে কখনো মেসেজ যায় না; সব আপনার ব্রাউজারের WhatsApp Web দিয়েই যায়।
8. Notifications
With the notifications permission the extension shows desktop notifications on your computer only: a customer needs a human (negotiation, complaint, photo or voice note, "call me"), the AI service is down or its daily budget is reached, a scheduled send could not start, WhatsApp's layout changed, and a once-a-day summary. No advertising, no promotions.
নোটিফিকেশন শুধু আপনার কম্পিউটারে: কোনো কাস্টমারকে আপনার দরকার (দরদাম, অভিযোগ, ছবি/ভয়েস, "কল দেন"), AI বন্ধ/বাজেট শেষ, শিডিউল করা পাঠানো শুরু হয়নি, WhatsApp-এর চেহারা বদলেছে, আর দিনে একবার হিসাব। কোনো বিজ্ঞাপন না।
9. Permissions the extension asks for
| Permission | Used for |
|---|---|
| storage, unlimitedStorage | keeping your templates (with pictures), rules, lists, product catalogue and backups on your computer |
| alarms | scheduled updates, the daily summary, cleanup, catalogue auto-sync, the usage heartbeat, and keeping a send from being cut off |
| notifications | section 8 |
| scripting, tabs | finding the WhatsApp Web tab, opening the chosen chat, verifying the open chat's title, typing the reply; reading the address of your own website's tab when you import it |
| web.whatsapp.com | the only site the reply engine reads or types in |
| firestore.googleapis.com | section 3 |
| generativelanguage.googleapis.com, api.openai.com, api.deepseek.com | section 4 — used only with your own key |
| optional: any site | section 5 — asked for one site at a time, only when you type its address |
10. Security
Everything the extension sends travels over HTTPS. Our database rules let a record be read only by its own id and let nothing be listed. Data on your computer is protected by your operating-system account and Chrome profile; it is not separately encrypted, so use the extension on a computer you control. Backup files you export contain your templates and lists — keep them private. We never see your API keys, store keys or WhatsApp session.
সব যোগাযোগ https-এ। আমাদের ডাটাবেস রুল অনুযায়ী একটা রেকর্ড শুধু তার নিজের id দিয়ে পড়া যায়, কোনো তালিকা নেওয়া যায় না। আপনার কম্পিউটারের তথ্য আপনার কম্পিউটার অ্যাকাউন্ট ও Chrome প্রোফাইল দিয়ে সুরক্ষিত, আলাদা করে এনক্রিপ্ট করা না — তাই নিজের নিয়ন্ত্রণের কম্পিউটারে চালান। এক্সপোর্ট করা ব্যাকআপ ফাইলে টেমপ্লেট ও লিস্ট থাকে — গোপন রাখুন। আপনার API key, স্টোরের key বা WhatsApp সেশন আমরা কখনো দেখি না।
11. Retention and deletion
- On your computer: kept until you delete it — remove the extension, or use Settings → clear / backup tools.
- Trial, licence and payment records: kept while your licence is active and afterwards as long as needed for accounting and dispute handling.
- Usage heartbeat: one record per WhatsApp number, overwritten on every ping; it stops when the extension is removed.
- Cloud backup: one copy per WhatsApp number, replaced section by section as you change things. Delete it yourself under Settings → Backup → "Delete the cloud copy" (this also switches the backup off), or ask support from the number it belongs to.
- Deletion on request: message support (section 14) from the WhatsApp number your licence or trial is bound to; we delete the records for that number unless a legal or accounting duty requires keeping a payment record.
আপনার কম্পিউটারের তথ্য আপনি না মোছা পর্যন্ত থাকে (এক্সটেনশন মুছুন বা সেটিংস → ক্লিয়ার)। ট্রায়াল/লাইসেন্স/পেমেন্ট রেকর্ড লাইসেন্স চালু থাকা পর্যন্ত আর তারপর হিসাব-নিকাশের প্রয়োজন পর্যন্ত থাকে। ব্যবহার-হিসাব নম্বরপ্রতি একটা রেকর্ড, প্রতিবার ওভাররাইট হয়, এক্সটেনশন মুছলে বন্ধ। ক্লাউড ব্যাকআপ নম্বরপ্রতি একটা কপি, আপনি বদলালে অংশ ধরে বদলায় — সেটিংস → ব্যাকআপ → “ক্লাউড কপি মুছুন” চাপলে নিজেই মুছে যায় (ব্যাকআপও বন্ধ হয়)। বাকি সব মুছে ফেলতে চাইলে যে WhatsApp নম্বরে লাইসেন্স/ট্রায়াল, সেই নম্বর থেকে সাপোর্টে মেসেজ দিন — হিসাবের জন্য রাখতেই হয় এমন পেমেন্ট রেকর্ড ছাড়া বাকি সব মুছে দিই।
12. Third parties
- Google Firebase (Cloud Firestore, Hosting, Cloud Functions) — our licence database, this website and the payment-matching function.
- Google Gemini API, OpenAI API, DeepSeek API — only if you connect one, with your key (section 4).
- Your own WooCommerce / Shopify store or website — only if you connect it (section 5).
- WhatsApp Web — the site the extension works inside. We are not affiliated with WhatsApp LLC or Meta.
- bKash, Nagad, Rocket, banks — you pay through your own wallet or bank; we only receive the payment notification on our side.
We do not run advertising, analytics or tracking scripts in the extension or on this website, and we never sell or share user data with anyone for marketing.
তৃতীয় পক্ষ: Google Firebase (ডাটাবেস, এই সাইট, পেমেন্ট মেলানোর ফাংশন); Gemini/OpenAI/DeepSeek (শুধু আপনি যুক্ত করলে, আপনার key-তে); আপনার নিজের স্টোর/সাইট (যুক্ত করলে); WhatsApp Web (যার ভেতরে চলে — আমরা WhatsApp/Meta-র সাথে যুক্ত নই); bKash/Nagad/Rocket/ব্যাংক (আপনি নিজের ওয়ালেট থেকে পাঠান)। এক্সটেনশনে বা এই সাইটে কোনো বিজ্ঞাপন, অ্যানালিটিক্স বা ট্র্যাকিং স্ক্রিপ্ট নেই; কারো কাছে তথ্য বিক্রি বা মার্কেটিংয়ের জন্য শেয়ার করা হয় না।
13. WhatsApp automation notice
Smart Reply Flow is an independent product and is not affiliated with, endorsed by or sponsored by WhatsApp LLC or Meta Platforms. WhatsApp's terms do not officially permit automated or bulk messaging; using any automation can lead to restrictions on your WhatsApp number. The extension shows this warning in-product and applies pacing limits, but you use it at your own risk and are responsible for complying with WhatsApp's terms and the laws that apply to your messages.
Smart Reply Flow একটা স্বাধীন পণ্য — WhatsApp LLC বা Meta-র সাথে যুক্ত, অনুমোদিত বা পৃষ্ঠপোষিত নয়। WhatsApp-এর শর্তে অটোমেটেড বা বাল্ক মেসেজিং অফিসিয়ালি অনুমোদিত নয়; অটোমেশন ব্যবহারে আপনার নম্বরে রেস্ট্রিকশন আসতে পারে। অ্যাপে এই সতর্কবার্তা ও পেসিং লিমিট আছে, তবে ঝুঁকি ও WhatsApp-এর শর্ত মানার দায়িত্ব আপনার।
14. Changes and contact
When this policy changes we update the date at the top; material changes are announced in the extension and on our support channel. Questions or deletion requests:
- WhatsApp support: +8801324251363
- Support channel: WhatsApp channel
- Website: founders.com.bd · Support page: smart-reply-flow.web.app/support
পলিসি বদলালে উপরের তারিখ বদলায়; বড় পরিবর্তন অ্যাপে ও সাপোর্ট চ্যানেলে জানানো হয়। প্রশ্ন বা তথ্য মোছার অনুরোধ: WhatsApp সাপোর্ট +8801324251363, অথবা সাপোর্ট পেজ।